یک مبلمان اداری خوب می‌تواند در بهبود روابط کارکنان، کارایی و بهره‌وری و حتی سلامت جسمی و روحی آنها بسیار موثر باشد. در نتیجه انتخاب ست مبلمان اداری و چینش آنها، نوعی علم و هنر است. پس اگر می‌خواهید بهترین مبلمان را برای شرکت خود برگزینید؛ باید اطلاعات کاملی در زمینه ویژگی‌های مبلمان سازمانی داشته باشد. فضاها از نظر کاربرد، میزان راحتی، تعامل با مخاطب و نوع کسب و کار می‌توانند بسیار متنوع باشند. از یک بانک گرفته تا یک اتاق انتظار برای ملاقات پزشک همگی در این فضاها جا دارند. برای همین ما برخی از پرکاربردترین موارد را بررسی می‌کنیم .
اداوات مبلمان اداری
در ادامه برخی از مهمترین المان های مبلمان اداری را بررسی می‌کنیم:
میزهای اداری
میزهای اداری یکی از پراستفاده‌ترین وسیله‌هایی است که در مبلمان اداری استفاده میشود. میزهای اداری دسته‌های مختلفی دارند که هر کدام در زمینه‌ها و جایگاه‌های سازمانی مختلفی استفاده میشود. عبارت‌اند از:
- میز مدیریت
- کارشناسی
- کارمندی
- میز کنفرانس
- کارگروهی
مبل و صندلی اداری
مبل و صندلی اداری یکی از مهمترین تجهیزات مبلمان اداری به حساب می‌آید. در خرید مبل و صندلی اداری باید به نکاتی توجه داشته باشید زیرا با سلامت بدن و جسمی رابطه مستقیمی دارد و از همین رو یکی از مهمترین تجهیزات مبلمان اداری تلقی میشود.
سعی داشته باشید که حتما در محیط کاری خود از صندلی‌ها و مبل‌های اداری استفاده نمایید، علت آن هم اصول ارگونومی است که در ساخت آن رعایت شده است کمترین آسیب را به بدن برساند.
فایلینگ و کتابخانه
فایلینگ و کتابخانه از دیگر لوازماتی به حساب می‌آید که زیر مجموعه مبلمان اداری جای دارند. در گذشته کتابخانه‌ها فقط جنبه شکیل بودن در محیط را القا می‌کردند اما با گذشت زمان وجود فایلینگ‌ها را بیشتر می‌توان در مجموعه‌های اداری حس کرد، این امر نشان می‌دهد این وسایل ضرورت بیشتری در محیط کار پیدا کرده‌اند.
داشتن فایلینگ و کتابخانه در محیط کار باعث شده است که کارکنان از اوقات فراغت خود بهترین استفاده را ببرند و همچنین اسناد را به بهترین شکل مرتب کنند و از همین رو کمتر دچار سردرگمی در حین کار شوند. فایلینگ‌های بلند، کوتاه، تمام کشو از مرسوم‌ترین فایلینگ‌ها در اقصی نقاط کشور محسوب میشود.
انواع مختلف کمد بایگانی
تجهیزات بایگانی از طرح‌ها، شکل‌ها و جنس‌های متنوعی برخوردار هستند، اما درک اینکه کدام تجهیزات بایگانی مورد نیاز شما می‌باشد، بستگی به محیط دارد و تنها در قالب یک محتوا نمی‌توان کامل بیان کرد که کدام گزینه برای محیط کاریتان مناسب است.
اما به طور معمول، اولین مدل برای انتخاب کمد بایگانی فضای ذخیره سازی است که همه ما در کنار میزهای اداری مشاهده کرده‌ایم که پرسنل پشت میز، به طور شخصی از آنها استفاده می‌کنند. انتخاب فایلنیگ‌ها، هوشمندانه‌ترین انتخاب برای دفاتر خانگی به حساب می‌آیند زیرا به علت حجم کمی که در محیط اشغال می‌کنند، می‌توانند در همه جایی از خانه قرار بگیرند.
از مهمترین مزیت‌های مبلمان اداری فایلنیگ‌ها می‌توان به انعطاف پذیری آنها اشاره داشت، که شما می‌توانید در هر محلی که می‌خواهید آنها را جای دهید به عنوان مثال گوشه‌ای از اتاق، کنار میز یا هر جایی که به سلیقه خودتان بهتر است قرار می‌گیرند.
برخی از فایلنیگ‌های مدرن قابلیت ملحق شدن به میز اصلی را دارند، برخی حروف لاتین L را به شکل میز می‌دهند و برخی از آنها کاملا در زیر میز جای می‌گیرند.
میز تحریر
میزهای تحریری نیز بخش مکمل دیگری هستند که به دکوراسیون و مبلمان اداری شما اضافه می‌شوند. این میزها بیشتر در جاهای شلوغ مانند ادارات و بانک‌ها استفاده می‌شوند تا افراد بتوانند مستندات خودشان را با دقت پرکنند. اما این میزها هم مهم هستند و باید به چند نکته زیر درباره آنها دقت کنید:
اغلب افراد در زمان استفاده از این میزها ایستاده عمل می‌کنند. بهتر است اندازه حدود یکصد و ده سانتی متری را برای این میزها در نظر بگیرید که افراد بتوانند هم به صورت نشسته و هم ایستاده از آنها استفاده کنند. (در انتخاب مبلمان برای مراجعین، همیشه قدهای کوتاه تر شرط انتخاب است).
صندلی‌های پذیرش
این دسته از صندلی‌ها اغلب ارتفاع بلندی دارند. و دسته دار نیستند. این دسته از صندلی مناسب نشستن و برخواستن سریع هستند و امکان واکنش سریع را به کارمند می‌دهند. همچنین به راحتی قابل چرخش هستند و امکان حرکت‌های راحت در محیط را مهیا می‌کنند.
مبلمان اداری مختص به محیط‌های اداری و مالی
از مهمترین دغدغه‌های صاحبین اداره‌های مالی و یا کارهای مشابه آن است که آرامش کاربران حفظ شود و در عین حال تعامل با مشتری به بهترین نحو انجام گیرد.
اینجا نوع کمدها، میزها با توجه به کاربردشان برای تجهیزات اداری مهم هستند. همچنین صندلی‌ها باید انعطاف و راحتی زیادی داشته باشند و فضای اطراف این مبلمان اداری باید تا حد امکان باز باشد تا حرکت کارمندان محدود نشود. در برخی از این فضاها باید مسائل امنیتی لحاظ شود و در صورت لزوم جهت جداسازی محیط از گیشه بندی و پارتیشن و غیره می‌توان استفاده کرد تا مستندات مالی پراکنده نباشد و در دسترس همه قرار نگیرد.
مسئله نور به خصوص نور طبیعی هم باید در نظر گرفت. کار کردن مداوم در نور مصنوعی علاوه بر خستگی چشم می‌تواند سبب خستگی روحی نیز شود. به خصوص در فصل‌های سرد سال، نور طبیعی یکی از مهمترین عوامل تنظیم روحیه افراد می باشد. جریان هوای محیطی را هم در مسائلی مانند اپیدمی کرونا و یا سایر مرتبط به امور بهداشت عمومی نباید از یاد برد. و در نهایت مدیریت صدا در این فضاها بسیار مهم و نباید آلودگی صوتی تقویت شود.
پس می توان به این نکته اشاره کرد که در این اماکن به دو نوع مدل صندلی پایه ثابت و پایه چرخشی جهت انتظار و سکون و نشست و برخاست زیاد احتیاج می باشد.
مبلمان اداری مختص به فضاهای اداری عمومی
فضاهای اداری عمومی از جمله فضاهائی هستند که در ادارات با مخاطبین زیاد مشاهده می‌کنیم. تعدد مراجعین در اینجا می‌تواند زیاد باشد. فضاهای اداری عمومی می‌تواند صرفا برای کارهای اداری نباشند و از جمله می توان به محیط‌های کاری دانشگاهی، کافی نت‌ها و یا برخی از محیط‌هایی که میزبان عده زیادی از مراجعین هستند، اشاره کرد. برای همین باید در اینجا به نوع کارکرد دقت کرد.
با استفاده از رنگ‌های روشن می‌توان هزینه روشنایی این محیط‌های بزرگ را کاهش داد. انتظار غالب در این فضا بهره‌وری در بالاترین سطح می باشد، البته که زیبایی شناسی هم در این فضاها نقش بسزایی دارد.
مبلمان اداری مختص به اتاق‌های کنفرانس
اتاق‌های کنفرانس بخش جدایی ناپذیر از مدیریت سازمانی امروز هستند. این فضاها به خوبی می‌توانند هویت سازمانی و نتیجه تصمیماتی که می‌خواهید بگیرید را مشخص کنند. اگر شما به دنبال آن هستید که محیطی مدرن را در اختیار داشته باشید باید از ساختارهای ساده برای این محیط استفاده کنید. البته منظور از سادگی حذف کردن همه چیز نیست بلکه منظور ارتباطی است که بین اجزای مختلف یک محیط کنفرانس وجود دارد باید ساده باشد و مفهوم واحدی را به ذهن بیننده و کسی که در فضا قرار گرفته است اعطا کند.
برای این منظور به چند مورد زیر دقت کنید:
1- محیط کنفرانس بهتر است شلوغ نباشد و تا آنجا که امکان دارد سبک نمایشگاهی را به خود نگیرد. بلکه نوعی اتاق فکر و صحبت و تعامل است. اغلب اوقات افرادی که در یک اتاق کنفرانس هستند به اطراف توجهی نمی‌کنند، بلکه متمرکز بر روی موضوع بحث هستند.
2- شلوغی را کنار بگذارید. فضای مناسب برای هر صندلی در فضای دور میز 70 سانتی متر تا یک متر است. این فضا برای نشستن و برخاستن، قرار دادن مستندات، استفاده از رایانه و لپ تاپ، یادداشت برداری و پذیرایی است. اگر فضای کمی دارید لازم نیست از تعداد زیادی صندلی دور یک میز استفاده کنید. با این روش فقط بر احساس آشفتگی مخاطبین خودتان اضافه کرده‌اید. بهتر است صندلی‌های اضافه را در خارج از محیط کنفرانس قرار دهید و در صورت نیاز به سالن خودتان اضافه کنید. همچنین برای دیوارها از تصاویر زیاد استفاده نکنید. بهتر است برای دکوراسیون و دیوار آرایی اتاق کنفرانس از تصاویر محدود و مرتبط با موضوع شرکت استفاده کنید. یک تصویر عکاسی صنعتی از محصولات و یا یک نقاشی از نقاش مشهور می‌تواند گزینه خوبی باشد. ولی تمام این موارد اختیاری است و هیچ اجباری وجود ندارد.
3- بخش بعدی کاربردی بودن میز و مبلمان اداری در اتاق کنفرانس است. امروزه اغلب افراد از لپ تاپ و تبلت استفاده می‌کنند. برای همین حتما پریز برق برای اتصال شارژر را در کنار میز کنفرانس خودتان تعبیه کنید. و یا به کمک لوازم جانبی مثل الکتریک باکس دسترسی به برق را از سطح میز امکان‌پذیر نمایید. دقت کنید که ممکن است گاهی تعداد زیادی تبلت و یا لپ تاپ به این پریزها متصل شوند، پس مطمئن شوید که از سیم کشی درستی برای پشتیبانی از جریان برق استفاده می‌کنید.
4- محیط را بر مبنای اصول رنگی مشابه پیش ببرید. حفظ تعادل رنگی در اینجا مهم است. اگر محیطی که طراحی می‌کنید از نظر تعادل رنگی آشفته باشد، حس عدم اشتراک نظر را به مخاطبین خودتان در اتاق کنفرانس تلقین می‌کنید. همچنین در صورتی که اداره شما قرار باشد میزبان مهمانانی از خارج سازمان باشد، مبلمان اداری اتاق جلسات نقطه تعامل شما می‌گردد، پس مهم است که در نگاه اول چه احساسی در آنها ایجاد می‌کنید.
چگونگی انتخاب صحیح میز و مبلمان اداری
برای انتخاب میز و مبلمان اداری به نکات زیر توجه کنید:
توجه به محدودیت های مکان
اندازه دفتر شما مقدار هزینه ای که برای میز و مبلمان اداری در نظر بگیرید را مشخص می‌کند. در عین حال، تعداد کارمندان در محل کار شما باید به درستی و با توجه به همین موضوع در نظر گرفته شود. اگر محل کار شما چند کارمند را در یک فضای کوچک در خود جای داده است، می‌توانید به سراغ میز گروهی ایستا بروید.
اما تعداد زیاد پرسنل در یک فضای اداری کوچک باعث ازدحام میشود و اینجاست که تعداد میزها باید افزایش یابد. اطمینان حاصل کنید که میز و مبلمان اداری که انتخاب کرده اید متناسب با اتاق باشد و فضای کافی برای باز کردن در فایل اداری‌ها و کشوها وجود داشته باشد و افراد فضای کافی برای رفتن به میزهای خود و ورود و خروج از دفتر را داشته باشند.
مبلمان اداری مناسب نیازهای اداره را تامین کنید
یک میز شیک با ظاهر شیک ممکن است در زمینه نیازهای شما کاربردی نباشد. صندلی‌ها و میزهای سبک کافه ممکن است به زیبایی یک کاتالوگ پر زرق و برق را تزئین کنند، اما آیا برای دفتر شما مناسب هستند؟ همیشه فرهنگ کار و ماهیت کار خود را در نظر داشته باشید. وسایل اضافی اثاثیه اداری مانند کمد و فایل اداری برای ذخیره سازی، قفسه اداری و کتابخانه اداری را فراموش نکنید زیرا این موارد عملکرد، ارگونومی و فضای ذخیره سازی بیشتری را برای دفتر شما فراهم می‌کنند.
راحتی اولویت اولتان باشد
هنگامی که برای خرید یا سفارش آنلاین میز و مبلمان اداری تصمیم گیری می‌کنید، باید به راحتی و شادی پرسنل اهمیت داده شود. بد بودن میز و مبلمان اداری و همچنین صندلی اداری ممکن است منجر به رفتار تحریک آمیز شود که می‌تواند بر بهره وری و عملکرد بقیه کارمندان تأثیر منفی بگذارد. نیروی کار ناراضی ممکن است به هیچ وجه به اهداف خود در هرج و مرج نرسد. مطمئنا هیچ کارفرمایی این آرزو را برای کارمندان خود نخواهد داشت!
بر اساس بودجه‌تان به دنبال مبلمان مناسب باشید
بودجه عامل مهم دیگری است که باید در مورد آن فکر کنید. از این گذشته، طراحی و ارگونومی دفتر شما تنها به آن بستگی دارد. قبل از گرفتن یک تصمیم عجولانه احمقانه حتما یک پرسشنامه شخصی با سوالاتی مانند. چقدر باید برای مبلمان دفتر جدیدم هزینه کنم؟
آیا در صورت خرید اینترنتی میز و مبلمان اداری می‌توانم یک معامله خوب دریافت کنم؟ برای شروع تلاش خود، روی رقمی فکر کنید که نوع، کیفیت و کمیت مبلمان اداری را پوشش می‌دهد. هنگامی که بر روی بودجه خود متمرکز شدید، به دنبال بهترین معاملات و میز و مبلمان اداری با بالاترین کیفیت باشید که محدودیت‌های بودجه و منابع محدود می‌توانند برای شما خریداری کنند.
سخن پایانی
در این محتوا درباره مبلمات اداری خواندیم. به یاد داشته باشدی که هر بخش از مبلمان اداری شما باید متناسب با دیگر بخش‌ها باشد. سعی نکنید که یک مبلمان نامتجانس با کارتان را انتخاب کنید. هدف هر بخش در فضای مبلمان شما باید مشخص باشد. در اینجا باید به دقت همه چیز را بررسی کنید. امید است این مطلب برایتان مفید بوده باشد. شما هم نظرات و تجربیات خود را در کامنت با ما به اشتراک بگذارید.
